Fernando Antolín: “Lo importante es que cada año se vaya a mejor, mejorar lo que por definición es imperfecto”

Director en Consultoría de Estrategia y Operaciones en la Industria de Consumo y especializado en ESG, gestión de residuos y Supply Chain en Deloitte España.
“Gestión de proyectos”

Las etapas que lo componen y las principales metodologías de gestión fueron los puntos a tratar durante la sesión ‘Gestión de proyectos’, que dio comienzo con un ejemplo práctico y conocido por todos: la pandemia. “Hay un buen paralelismo con cómo se gestiona este reto global”, explicó Fernando Antolín, director en Consultoría de Estrategia y Operaciones y especializado en ESG en Deloitte España. Descoordinación, reactividad en vez de proactividad, falta de comunicación y de transparencia y falta de recursos fueron las principales conclusiones que propuso el alumnado del CESIS con respecto a las mejoras que se podrían haber hecho en la gestión de la crisis. “Todo esto es lo que no debería tener un proyecto”, sentenció Antolín frente a estas respuestas. Planificar, comunicar bien, gestionar correctamente los recursos… son algunas de las claves que deben estar siempre presentes en la gestión.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

En un proyecto siempre acabas trabajando con tres variables: tiempos, coste y alcance. “Si tocas una de ellas, las otras dos se ven siempre afectadas, hay una interdependencia constante”, aclaró el experto. “Es necesario equilibrar estas tres variables”. ¿Por qué es importante tener una buena gestión de proyecto? Porque tiene ventajas como cumplir objetivos, ser eficaz, disminuir riesgos, mayor impacto, satisfacción del cliente y reducir costes. “Es mucho más relevante una buena gestión de un proyecto que una buena estrategia”, manifestó.

Las etapas de un proyecto comienzan con una activación, un análisis de viabilidad, “el proyecto toma forma”, explicó Antolín. La planificación va justo a continuación y, a partir de ella, la ejecución, “donde se marca la diferencia”, con un control y seguimiento de lo ejecutado, antes del cierre, que es el último paso.

El experto pasó a continuación a detallar etapa por etapa, teniendo siempre en cuenta los diferentes puntos que los alumnos desarrollarán en sus proyectos de aprendizaje-servicio. En la primera de esas fases, dentro de la etapa inicial, está determinar el modelo de negocio. “Es muy importante entender y dibujar toda la cadena de valor y hacer el esfuerzo intelectual de estimar cada uno de sus flujos”, expuso Antolín.

“En los modelos de negocio hay que poner mucho cuidado con los datos que se dan a conocer, estos deben ser oficiales”, y es que precisamente el modelo del dato es uno de los puntos necesarios dentro del modelo de negocio, junto al modelo de gobierno y organizativo y el económico y contractual. “Hemos vivido hasta ahora una estrategia de ESG en la que todo valía, con mucho compromiso, pero sin los medios necesarios para que las compañías puedan alcanzar ese compromiso real”, destacó Antolín, “se dio una fase de comunicación, de compromiso, y ahora toca reportar datos con políticas cada vez más duras y la trazabilidad es la única vía”. Esa trazabilidad es esencial para poder calcular los impactos de tus acciones, para poder llevar a cabo acciones medioambientales, “hacen falta soluciones sectoriales y hay pocos sectores que trabajan de forma conjunta”.

El cambio real, sin embargo, tal y como explicó Antolín, viene siempre marcado por la normativa, “la regulación es fundamental”, a pesar de los sobrecostes y esfuerzos. Por ello, hay algunos sectores que cuentan con una trazabilidad más avanzada, como el farmacéutico y el alimenticio.

Mapear los grupos de interés

Tener mapeados todos tus grupos de interés es esencial. Esta es otra de las partes imprescindibles a la hora de gestionar un proyecto. Antolín quiso resaltar en este punto la importancia de los impactos que los diferentes stakeholders realizan en una entidad. “Por lo general, lo que más preocupa siempre es lo social, después lo gubernamental y, por último, lo medioambiental”, destacó el experto con respecto al ESG. “No solo tienes una responsabilidad sobre tus trabajadores, sino sobre los trabajadores de tus proveedores también”. Con estos ejemplos, Antolín trató de dar a entender la importancia de conocer bien a los grupos de interés y sus necesidades, ya que “estas asociaciones tienen cada vez más peso”.

A la hora de analizar los competidores, de realizar el benchmarking, Antolín hizo hincapié en las expectativas de la empresa y diferenciarlas de sus aspiraciones. También en la necesidad de contar con KPIs medibles y efectivos que te permitan poder llevar precisamente eso a cabo. Estos indicadores y las metodologías para medirlos deben ser oficiales, que “no sean cuestionables, nadie debe ponerlos en duda”, comentó al respecto.

De la estrategia a la acción

“Todo el plan que hayamos conceptualizado, lo aterrizamos a iniciativas, acciones…”, explicó el profesional con respecto al plan de acción -o ‘master plan’- que, a pesar de que se puede hacer a largo plazo, debe centrarse sobre todo en los primeros 18 meses desde el inicio. A la hora de ponerlo en marcha, es conveniente también dividirlo en bloques identificables, con sus acciones respectivas en cada uno de ellos. “Hay que intentar acotar a un número manejable”, destacó. Es clave también entender las interdependencias entre ellas, antes de secuenciarlas, que será esencial para poder ver su impacto a largo plazo y la ejecución que debemos llevar a cabo. Calcular el tiempo que debe dedicarse a cada acción es uno de los retos, pero es necesario tener en cuenta la anticipación, la experiencia que se tiene en cada acción y la urgencia de cada una de ellas.

La cuantificación de impactos económicos es una de las ‘patas’ esenciales de la gestión de un proyecto. En el mundo del ESG, sin embargo, el profesional insistió es que se trata de una cuantificación más complicada, al igual que todo lo relativo a lo social. “Lo importante es que cada año se vaya a mejor, mejorar lo que por definición es imperfecto”, sostuvo Antolín frente a los retos que este tipo de acciones suponen en las entidades.

Crear un mismo baremo bajo el que unificar las exigencias en cada entidad es uno de los retos más relevantes y se une siempre a la regulación y la legislación a nivel global. Definir estos objetivos y vincularlos a los ODS es una forma de identificar las acciones en referentes que todo el mundo reconoce. Pero también es fundamental saber priorizar las acciones con dos ejes bajo los que poder medir la urgencia: impacto y esfuerzo. Las ‘quick wins’ son los que debemos atender primero, porque se implementan más rápido y tienen mayor impacto.

Metodologías para la gestión de un proyecto

Hay muchas metodologías, “pero dos fundamentales”: la primera de ellas, la clásica, en secuencia ‘waterfall’. Una metodología puramente secuencial, que “la gente entiende mejor”, pero en los últimos años se tiende a otras diferentes como la ‘agile’, donde te focalizas mucho en dar elementos de valor constantemente; no esperas a dar el producto final, sino que ofreces incrementales de valor al cliente. “Te permite adaptarte más fácilmente” y el cliente está mucho más involucrado en el proyecto. Dentro de esta metodología hay dos tipos: la Scrum y la Kanban.

La primera de ellas funciona con un primer paso del ‘product owner’, que establece lo que se quiere desarrollar y agrega todas las funcionalidades, un ‘backlog’ priorizado. Ese ‘backlog’ se estructura en ‘sprints’, “acciones que se pueden hacer en un plazo de entre una y dos semanas”, explicó Antolín. “Generas una dinámica en la que, en vez de esperar al final para desarrollar el producto, haces desarrollos pequeños más rápidos”.

En la metodología Kanban estableces cuatro columnas, una dedicada a los ‘to do’, otra a lo que se está haciendo en el momento, lo que ya está hecho y, en la primera de ellas, todo lo relativo al ‘backlog’: lo que se quiere hacer. Esta primera columna alberga todas las acciones que se deben realizar, quién las debe ejecutar y cuánto tiempo llevan y, para poder pasarla de columna en columna, debes priorizar correctamente. Esta metodología permite comprobar visualmente la carga de trabajo de las personas y favorecer la colaboración entre todos para aliviar trabajo entre departamentos.

Otra metodología más novedosa que se está implementando en grandes compañías es la del OKR, que consiste en romper los grandes objetivos en objetivos más pequeños alcanzables. El fin es que todos ellos juntos permitan alcanzar el objetivo final en común.

Otros elementos clave de la gestión

En cuanto a otros elementos clave de la gestión, Antolín quiso subrayar la importancia de tener un equipo que controla el avance de los proyectos. Se dedican exclusivamente a supervisar, dirigir y asesorar las principales tareas y son esenciales. “El día a día de las organizaciones te consume”, por ello es tan imprescindible contar con un buen equipo, explicó el profesional. Otro de los elementos esenciales es realizar una reunión de kick-off para dar a entender los objetivos, además de ser riguroso con la formación que se imparte, con dar a conocer las diferentes metodologías que llevamos a cabo y seleccionar bien los equipos. El seguimiento, que casi siempre lo hace la oficina de proyecto, es fundamental, “hay que ser férreo”, tanto en costes como en plazos, y tomar las medidas correctivas oportunas. “Lo que no tiene sentido es no prevenir imprevistos”, destacó al respecto el experto, que insistió en la necesidad de reservar un budget de emergencia: “Hay que dedicarle tiempo a lo que puede salir mal y comunicarlo”. Además, se debe simplificar e integrar la planificación y utilizar las herramientas más adecuadas para cada tipo de proyecto dependiendo de su simplicidad.

En la última parte de la clase, Antolín puso en práctica lo aprendido y, con casos prácticos y reales de la actualidad, como la crisis con los pellets de plástico, preguntó al alumnado la metodología que emplearían para gestionar crisis como esa. Así, el experto dio final a la clase, con un grupo que, a la finalización, supo identificar sin problema la metodología más adecuada para cada situación y ponerla en marcha de cara a sus proyectos.

Beatriz Nestar Bueno
Periodista y alumna de la decimotercera edición del Curso de Experto en Sostenibilidad e Innovación Social